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 거래처 등 다른 회사를 방문할 때 어떤 점에 주의해야 할까요?

 우선 약속 시간에 늦지 않도록 5분 전에 도착하도록 합시다. 접수 데스크를 방문하거나 엘리베이터를 타는 것도 생각하고 일찍 도착하도록 시간을 설정합니다. 하지만 10분 전에 상대방을 찾아가는 것은 예의가 아닙니다. 예정보다 빨리 방문하면 상대방 스케줄에 방해될 수가 있습니다. 약속한 시간 5분 전 이후에 방문하는 것이 비즈니스 매너이며, 10분 전 등 너무 빠른 방문도 매너 위반입니다.

 일본에서는 건물에 들어가기 전에 코트를 벗는 것이 매너입니다. 가을이나 겨울이 되면 코트를 많이 입습니다만 실내에서 입고 있는 것은 매너다 아니라고 생각될 수 있습니다. 게다가 밖에는 눈에 보이지 않는 먼지나 꽃가루 등이 많습니다. 밖에서 안으로 들어가는 것이기 때문에 들어가기 전에 코트를 살짝 흔들거나 털어서 먼지 등이 안에 안 들어가도록 합니다. 

 그리고 코트의 바깥쪽을 안쪽으로 접어서 들면 “당신의 회사에 꽃가루나 빗방울을 떨어뜨리지 않습니다”라는 마음가짐을 나타내게 됩니다. 벗은 코트는 한 손에 들고 안내 데스크를 찾아갑니다. 코트와 마찬가지로 장갑이나 머플러도 건물에 들어가기 전에 벗는 것이 올바른 매너입니다. 이 행위는 미국이나 유럽에서는 '빨리 안으로 들어가게 해주세요'라는 의미가 되어서 실례가 될 수 있지만 일본에서는 건물에 들어가기 전에 코트 등을 벗는 것으로 공손한 마음을 나타냅니다.

 반대로 더운 시기에 재킷을 손에 들고 방문했을 때는 회사에 들어가기 전에 제대로 착용하고 맨 아래 단추 빼고는 모두 하는 것을 잊지 마세요. 우산은 우산 꽂이가 있으면 우산 꽂이에 넣고, 없을 경우 밖에서 물방울을 확실히 떨어뜨린 후 건물 안으로 들고 갑니다.

 회사에 들어오면 먼저 안내 데스크에서 1) 자기의 회사 이름 + 자기 이름,  2) 약속한 시간, 3) 만나는 사람의 부서명과 이름, 세 가지를 반드시 이야기합니다.

   失礼します。△△会社の□□と申します。

   午後3時に◇◇部の○○様とお約束をしておりますが。​

    실례합니다. △△회사의 □□라고 합니다. 

    오후 3시에 ◇◇부의 ○○님과 약속이 있습니다.​ ​

 이렇게 말하면 안내 데스크 직원이 어디로 갈지 지시를 해 주기 때문에 거기에 따르면 됩니다. 대기실이나 회의실에 안내를 받고 기다릴 때 의자나 테이블 위에 외부에서 가져온 자신의 가방이나 코트를 놓는 것은 실례가 됩니다. 반드시 발밑이나 소파 옆, 바닥에 가방을 두고 그 위에 접은 코트를 둡시다. 다만 “괜찮으시다면 옆 자리를 사용해 주세요’와 같은 말을 들었을 경우에는 감사를 말하고 사양하지 않고 옆 자리에 두어도 괜찮습니다.

 돌아갈 때도 코트, 머플러, 장갑 등은 방문 시와 마찬가지로 건물 내에서는 착용하지 않습니다. 반드시 밖으로 나가서 입는 것이 기본이며 다만 "추우니 여기서 입으세요" 처럼 상대방이 이야기했을 경우에는 다음과 같이 답례 하고 입어도 상관없습니다.

  ありがとうございます。それではお言葉に甘(あま)えて着させていただきます

  감사합니다. 그럼 호의를 받아들여 입겠습니다

 이와 같이 방문 시의 매너나, 손님을 맞이할 때의 매너는, 서로에 대한 배려입니다. 방문할 때는 옷을 단정하게 입었는지, 명함은 있는지, 필요한 자료는 가지고 왔는지, 그리고 건물에 들어갈 때의 매너는 괜찮은지 생각해주세요. 이러한 배려가 있으면 기분 좋게 방문, 미팅이 가능합니다.

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